Les contrôles

Pour assurer le suivi qualité des déclarations et l'équité entre nos clients

Qualité, transparence, équité : notre priorité

La déclaration annuelle est une étape importante pour vous comme pour nous : elle permet d’estimer le juste montant de votre contribution au recyclage des emballages et de répondre ainsi à votre obligation environnementale. Pour assurer le suivi qualité des déclarations et l’équité entre nos clients, deux modalités de contrôle existent dans notre cahier des charges :

  • Le Rapport de Procédures Convenues (RPC) : il permet de nous assurer de la conformité des déclarations que vous réalisez (respect de la méthodologie, de la nature des données saisies etc.). Depuis 2015, le RPC remplace "l'attestation Commissaire aux comptes".
  • Le contrôle réglementaire : il est demandé par les pouvoirs publics et diligenté par un tiers totalement indépendant d’Adelphe. Ce contrôle se déroule en dehors de votre relation habituelle avec nous. Il a pour objectif de contribuer à la parfaite conformité de vos déclarations emballages.

Le Rapport de Procédures Convenues (RPC)

Le RPC est un véritable outil de diagnostic et d’accompagnement qui vous permet d’identifier facilement les saisies ou actions non-conformes réalisées lors de votre déclaration, de les corriger et, le cas échéant, d’adapter votre méthodologie. Ce programme de travail, sous forme d’une check-list, liste tous les points de contrôle du processus de votre déclaration. Il doit être réalisé par un Expert-Comptable ou un Commissaire aux Comptes (CAC).

 

Qui est concerné ?

Depuis 2015, les clients ayant un montant de contribution au recyclage supérieure à 60K€ ont pour obligation de réaliser un RPC tous les 3 ans.

 

Trois niveaux de contrôle ont été définis en fonction du montant de votre contribution. Le programme de travail des CAC ou des Experts-Comptables se décline comme suit :

  • Niveau de contrôle 1 : montant de la contribution > 800K€
  • Niveau de contrôle 2 : montant de la contribution de 200K€ à 800K€
  • Niveau de contrôle 3 : montant de la contribution de 60K€ à 200K€

 

Pour avoir le détail des niveaux de contrôle 1,2 et 3 : consultez notre guide

 

Quand remettre votre rapport ?

Vous devez remettre au moins 1 rapport par cycle de 3 ans. Le cycle en cours correspond aux déclarations 2017, 2018 et 2019. Si vous choisissez de faire le RPC au titre de 2017, il est à remettre avant le 31 décembre 2018.

 

Comment remettre votre RPC ?

Tout se fait en ligne : plus rapide, plus sécurisé et sans risque de perte d’informations !

Depuis votre espace client, vous lancez la mission dans l’onglet déclaration en sélectionnant votre professionnel : Expert-Comptable ou Commissaire aux comptes ; celui-ci renseignera le RPC sur sa propre plateforme web dédiée.

 

A noter :

  • L’établissement de ce rapport reste à votre charge comme l’était "l’attestation CAC".

Vos questions, nos réponses

Qu'est-ce que le Rapport de Procédures Convenues (RPC) ?
À quoi sert-il ?
Qui est concerné ?
Comment remettre votre RPC ?
Comment faire si votre expert est basé à l’étranger ?
Votre professionnel n'est pas dans la liste proposée sur l’espace client, que faire ?
Le Rapport de Procédures Convenues ou RPC est une obligation qui figure dans votre contrat avec Adelphe. Il s’agit d’un véritable outil de diagnostic et d’accompagnement, qui vous permet d’identifier facilement les non-conformités de votre déclaration, de les corriger et, le cas échéant, d’adapter votre méthodologie pour déclarer. Ce programme de travail est établi sous forme de points de contrôle qui visent tous les aspects liés au processus déclaratif et se présente sous forme d’une check-list. Il doit être réalisé par un Expert-Comptable ou un Commissaire aux Comptes.

Ce rapport apporte un regard extérieur sur la déclaration au recyclage Adelphe ainsi que sur le dispositif d’élaboration de cette dernière. Il permettra à chaque client de détecter par lui-même d’éventuels points de non-conformité ou d’amélioration pour mettre en place les actions correctives nécessaires. Pour Adelphe, les contrôles ainsi menés nous permettent de partager les points d’amélioration et d’adapter notre accompagnement ainsi que la nature de nos contrôles en fonction du diagnostic réalisé par le CAC ou l’Expert-Comptable.

Le Rapport de Procédures Convenues concerne les clients dont le montant de contribution est supérieur à 60 K€. Il constitue un véritable outil de diagnostic et d’accompagnement dans l’établissement de la déclaration. Le rapport est demandé tous les trois ans. L’établissement de ce document est à votre charge (comme l’était l’attestation CAC). Vous devez remettre au moins 1 rapport par cycle de 3 ans.

La procédure de RPC se fait aujourd’hui de manière dématérialisée depuis votre espace clients Adelphe : vous lancez la mission dans l'onglet déclaration en sélectionnant votre professionnel : Expert-Comptable ou Commissaire aux Comptes. Une fois la mission terminée :

 

  • Si vous avez choisi un Expert-Comptable : le rapport est automatiquement transmis à Adelphe. Il est ainsi immédiatement disponible dans votre espace client.

  • Si vous avez choisi un Commissaire aux Comptes : connectez-vous à l’espace client afin de saisir le code d'activation qu'il vous a transmis. Le rapport est ainsi envoyé à Adelphe et immédiatement disponible dans votre espace.

  • Si votre expert habituel n'est pas basé en France : vous ne pourrez pas lancer la procédure en ligne et devez nous contacter par mail à entreprises@adelphe.fr ou par téléphone au 0809 108 108.

Si votre expert habituel n'est pas basé en France, vous ne pourrez pas lancer la procédure en ligne et devez nous contacter par mail à entreprises@adelphe.fr ou par téléphone au 0809 108 108.

La liste des professionnels est établie par la Compagnie Nationale Des Commissaires aux Comptes et par l’Ordre des Experts Comptables. Elle est à jour en temps réel. Si votre professionnel souhaite y être ajouté, il doit contacter notre service CAC au 0825 826 116 ou Expert-Comptable par mail : support-utilisateur@cs.experts-comptables.org.

Le contrôle réglementaire

Depuis 2018, les pouvoirs publics ont mis en place une procédure de contrôle réglementaire pour une sélection d’entreprise. Ce contrôle réglementaire des déclarations a pour objectif de contribuer à leur parfaite conformité au regard de la Responsabilité Elargie du Producteur (REP Emballages ménagers).

Il se déroule en dehors de votre relation habituelle avec Adelphe : passée la notification de lancement de la procédure, et jusqu’à sa finalisation, vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes. Pour vous accompagner nous avons sélectionné des cabinets d’audit indépendants : ils permettent de fiabiliser ces contrôles en les confiant à un tiers reconnu, et ce à nos frais.

 

Qui est concerné ?

 

Entre 2018-2022 (durée de notre agrément), et sur nos 9 000 clients, seuls une centaine de contrôles réglementaires sera menée en moyenne chaque année. La sélection des clients se fait de manière aléatoire par huissier de justice.

 

Contrôle réglementaire : comment ça se passe ?

 

  • Un auditeur indépendant, chargé de réaliser ce contrôle (à partir d’une procédure définie par la réglementation), vérifie que la déclaration est conforme aux attendus, en vue de garantir la fiabilité des données de mise en marché. Selon la procédure, le contrôle dure un à deux jours et vise à vérifier les quantités d’emballages et leurs caractéristiques. Le contrôle peut porter sur les états de vente, les fiches techniques des emballages, des échantillonnages…
  • A l’issue du contrôle réglementaire, un rapport est établi par l’auditeur. Il contient notamment les observations et les éventuels cas de non conformités relevés. Une déclaration corrective dans les 3 mois peut alors être demandée par l’auditeur.

À noter

À compter de 2017, si une entreprise a complété son Rapport de Procédures Convenues portant sur l’une des 3 dernières années de déclaration, le contrôle réglementaire est allégé et porte essentiellement sur des revues de cohérence de vos données.

Vos questions, nos réponses

Qu’est-ce qu’un contrôle réglementaire ?
Que se passe-t-il à la suite du contrôle ?
Qui est concerné ?
Combien de temps cela prend-il ?
Je suis concerné par la REP emballages et papiers, puis-je être audité sur les deux filières ?
Puis-je refuser cet audit réglementaire ?
RPC vs contrôle réglementaire : dois-je faire les deux ?
Qui réalise le contrôle réglementaire ?
Qui paye le contrôle réglementaire ? Combien cela va-t-il me coûter ?
Qui choisit le cabinet d’audit ?
Je ne suis pas d’accord avec le rapport, que puis-je faire ?
Je refuse de régulariser ma facture suite à l’audit, quelle sanction ?
Je souhaite en savoir plus sur la procédure de contrôle réglementaire

Un contrôle règlementaire est imposé par une loi, un arrêté, un décret, un règlement (code du travail, code de la construction, code de l’environnement...). En l’occurrence, concernant les clients Adelphe, ces contrôles réglementaires sont prévus dans le cahier des charges d’agrément des REP emballages, fixé par les pouvoirs publics.

 

À partir d’une procédure de contrôle dont le contenu est défini par la réglementation, l’auditeur indépendant, chargé de réaliser ce contrôle, vérifie que la déclaration de l’entreprise est conforme aux attendus, en vue de garantir la fiabilité des données de mise en marché. Il vise ainsi à vérifier les quantités d’emballages et leurs caractéristiques. Le contrôle peut porter sur les états de vente, les fiches techniques des emballages, des échantillonnages…

 

À noter : si vous avez complété votre Rapport de Procédures Convenues portant sur les 3 dernières années de déclaration à compter de 2017, et si celui-ci est conforme, le contrôle réglementaire est allégé et porte essentiellement sur des revues de cohérence des données.

À l’issue du contrôle réglementaire, un rapport est établi par l’auditeur. Il contient notamment les observations et non conformités relevées lors du contrôle et demande une éventuelle déclaration corrective dans les 3 mois. Une fois la déclaration corrective remise à ce même auditeur, celui-ci la vérifiera et en informera Adelphe.

Nous régularisons ensuite la facturation auprès de vos services, à la hausse ou à la baisse. Ce contrôle réglementaire se déroule donc en dehors de votre relation habituelle avec Adelphe. Passée la notification de lancement de la procédure, et jusqu’à la régulation éventuelle, vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes.

Sur la période de l’agrément Adelphe 2018-2022, et sur les 9 000 clients Adelphe, seuls une centaine de contrôles réglementaires (REP Emballages) seront menés en moyenne chaque année.

 

La sélection des clients se fait de manière aléatoire par huissier de justice. Un très faible pourcentage de contrôles réglementaires (5% des contrôles) pourra également être diligenté en cas d'incohérence déclarative constatée par nos équipes internes.

A partir du tirage au sort par huissier et de la notification du contrôle réglementaire par Adelphe, vous avez 3 mois pour mener ce contrôle externe avec le cabinet d’audit. Le contrôle en lui-même dure 1 à 2 jours, sur votre site. La liste des documents et échantillonnage est fournie à l'avance par le cabinet d’audit. Le contrôle porte uniquement sur l’année n-1 de déclaration (en cas d’écart significatif, le cabinet d’audit pourra programmer un audit complémentaire sur les années N-2 et N-3).
Le rapport de l’auditeur vous sera ensuite remis sous 1 mois, et demandera une éventuelle déclaration corrective dans les 3 mois, à remettre à l’auditeur uniquement et non à Adelphe. Une fois validée, il en informera nos services qui régulariseront la facturation, à la hausse ou à la baisse.

A noter : si vous avez complété votre Rapport de Procédures Convenues portant sur les 3 dernières années de déclaration à compter de 2017, le contrôle réglementaire est allégé et porte essentiellement sur des revues de cohérence des données.

Le tirage au sort rend possible un contrôle réglementaire par filière REP et par an.
Si vous êtes déjà contrôlés pour votre déclaration emballages, et que vous êtes tirés au sort pour la filière papiers, vous pourrez décaler ce second contrôle d'un an. A l’inverse, vous pourrez aussi choisir que le cabinet d’audit mène ces deux contrôles en même temps.

La procédure de contrôle réglementaire pour une sélection d’entreprises metteurs en marché est imposée par les pouvoirs publics à Adelphe et à ses clients. La sélection se fait par voie d’huissier. Diligenté par un tiers totalement indépendant, ce contrôle réglementaire se déroule ensuite en dehors de votre relation commerciale avec Adelphe.

En cas de refus de l'audit, de refus de fournir des pièces demandées par l’auditeur ou de faire les corrections dans le temps imparti, les auditeurs remettent un dossier complet à Adelphe qui le transmettra à la DGPR (Direction Générale de la Prévention et du Risque) conformément à la procédure de contrôle. La DGPR pourra engager une procédure de sanction administrative au nom des pouvoirs publics.

Le Rapport de Procédures Convenues (RPC) est une procédure contractuelle avec Adelphe, à mener par l’expert-comptable ou le commissaire aux comptes de votre choix tous les 3 ans, à vos frais. La procédure de RPC se fait aujourd’hui de manière dématérialisée depuis l’espace clients Adelphe. 

Le contrôle réglementaire est exigé par les pouvoirs publics et se déroule en dehors de votre relation habituelle avec Adelphe, diligenté par un tiers totalement indépendant.

 

À noter : si vous avez complété votre Rapport de Procédures Convenues portant sur les 3 dernières années de déclaration à compter de 2017, le contrôle réglementaire est allégé et porte essentiellement sur des revues de cohérence.

Le contrôle réglementaire se déroule en dehors de votre relation habituelle avec Adelphe. Passée la notification de lancement de la procédure par nos services, et jusqu’à la régulation éventuelle, vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes. Adelphe a sélectionné des cabinets d’audit indépendants pour fiabiliser votre contrôle en le confiant à un tiers reconnu, et ce à nos frais.

Le contrôle réglementaire se déroule en dehors de votre relation habituelle avec Adelphe. Vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes, qui nous adressera la demande de règlement pour sa prestation.

 

Ce contrôle se fait donc à nos frais, par des cabinets d’audit indépendants.

À la suite d’un appel d’offre public en 2018, Adelphe a sélectionné des cabinets d’audit indépendants (qui sont engagés à obtenir l’accréditation COFRAC dès qu’elle sera disponible) pour fiabiliser vos contrôles en les confiant à un tiers reconnu. En cas de notification de contrôle réglementaire, vous recevrez le nom du cabinet d’audit qui mènera le contrôle réglementaire sur la filière emballage. Vous pourrez alors traiter en toute indépendance avec lui. Les équipes commerciales de Adelphe n’ont aucun contact avec ces cabinets.

Pour rappel, la procédure de contrôle réglementaire pour une sélection d’entreprises metteurs en marché est imposée par les pouvoirs publics à Adelphe et à ses clients. Diligenté par un tiers totalement indépendant, ce contrôle réglementaire se déroule en dehors de votre relation commerciale avec Adelphe.

 

À la suite du rapport remis par le contrôleur indépendant, et en cas de litige, le client a la possibilité de remettre un rapport contradictoire qui sera annexé au rapport du contrôleur. Si le litige persiste avec les conclusions du contrôleur, celui-ci remet un dossier complet à Adelphe qui le transmettra à la DGPR (Direction Générale de la Prévention et du Risque) conformément à la procédure de contrôle. La DGPR pourra engager une procédure de sanction administrative au nom des pouvoirs publics.

Si le litige persiste avec les conclusions du contrôleur, celui-ci remet un dossier complet à Adelphe qui a obligation de le transmettre à la DGPR (Direction Générale de la Prévention et du Risque) laquelle se charge d’engager une procédure de sanction administrative au nom des pouvoirs publics.
Adelphe, en tant qu’entreprise privée et prestataire de services, a la possibilité de mener une action complémentaire pour préserver son chiffre d’affaire, procédure pouvant aller jusqu'à la résiliation du client.

Pour en savoir plus sur la procédure de contrôle réglementaire, nos conseillers sont à votre disposition par mail à entreprises@adelphe.fr.